Open-Beta

Datenschutzerklärung für elly Studio

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von elly Studio (Webanwendung und iOS-App, nachfolgend „App") verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage. Die App richtet sich an Lehrkräfte zur Organisation ihres Unterrichts.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Planbedarf GmbH vertreten durch Sebastian Wehrmann Hammfelddamm 4a 41460 Neuss Deutschland

E-Mail: support@heyelly.de

Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist gesetzlich nicht bestellt (keine gesetzliche Pflicht nach § 38 BDSG, da nicht in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind). Bei allen Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der App erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung).
Alle Daten, die du in der App erfasst – insbesondere sämtliche Schüler:innen-Daten, Noten und Unterrichtsinhalte – werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert (Server-Region: Frankfurt am Main, Deutschland).
Außerhalb der App nutzen wir für die Anmeldung zur Testphase und für Rückmeldungen ein Formular-Werkzeug mit Sitz in den USA. Welche Daten davon betroffen sind, steht in Abschnitt 3.7; die Übermittlung ist in Abschnitt 7 beschrieben.
Wir setzen kein Tracking, keine Werbe- oder Analyse-Dienste ein.
Wir binden keine externen Schriftarten, Skripte oder Inhalte von Drittanbieter-Servern ein. Alle Bestandteile der App werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert.
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS), die Speicherung erfolgt verschlüsselt „at rest".

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierungs- und Kontodaten

Zur Einrichtung und Nutzung eines Nutzerkontos verarbeiten wir:

E-Mail-Adresse (Pflichtangabe, Login-Kennung),
Passwort (ausschließlich verschlüsselt/gehasht gespeichert; wir sehen es nicht im Klartext),
Anzeigename (freiwillige Angabe, z. B. dein Name),
optional ein Profilbild (in verschlüsseltem Speicher abgelegt).

3.2 Inhaltsdaten (die du in der App erfasst)

Die App dient der Unterrichtsorganisation. Die von dir eingegebenen Inhalte werden auf unseren Servern gespeichert, damit sie geräteübergreifend synchronisiert und gesichert sind. Dazu gehören insbesondere:

Klassen und Fächer (Namen, Farben, Räume),
Schüler:innen-Daten (z. B. Vor- und Nachname, Bemerkungen, Fehlzeiten, Mitarbeit, Anwesenheit),
Noten und Bewertungen,
Stundenpläne, Wochen- und Tagespläne, Vertretungen, Unterrichtsdokumentation,
Kalendereinträge und Termine,
Notizen, Aufgaben und „elly Docs" (Stoffpläne) inklusive hochgeladener Anhänge (z. B. Bilder, PDF-Dokumente),
App-Einstellungen (z. B. gewähltes Notensystem, Darstellung).

Wichtiger Hinweis zu Daten Dritter (Schüler:innen): Wenn du personenbezogene Daten von Schüler:innen (und ggf. deren Eltern) in der App erfasst, bist du für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Vorgaben (Auftragsverarbeitung). Bitte beachte hierzu Abschnitt 10.

3.3 Technische Daten und Protokolle

Beim Aufruf der App werden technisch notwendige Daten verarbeitet, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser/Gerätetyp. Diese Server-Protokolle dienen dem sicheren, stabilen Betrieb und der Abwehr von Missbrauch. Sie werden nur kurzzeitig gespeichert.

Zur Anzeige von Feiertagen und Schulferien ruft die App Referenzdaten bei einem öffentlichen, nicht-kommerziellen Feiertags-Dienst ab (openholidaysapi.org). Übermittelt werden dabei ausschließlich das Land und das Bundesland, für die Feiertage benötigt werden – keine Angaben zu deiner Person, deinem Konto oder deinen Inhalten. Technisch bedingt ist dem Betreiber bei diesem Abruf deine IP-Adresse sichtbar. Die abgerufenen Feiertage werden auf deinem Gerät zwischengespeichert, sodass der Abruf nur selten erfolgt.

3.4 Lokale Speicherung auf deinem Gerät

Damit die App auch offline funktioniert und angenehm bedienbar ist, werden Daten lokal auf deinem Gerät gespeichert:

Anmelde-Sitzung (Login-Token) – damit du angemeldet bleibst,
eine lokale Kopie deiner Inhaltsdaten (Offline-Datenbank), die mit dem Server abgeglichen wird,
Oberflächen-Einstellungen (z. B. helles/dunkles Design, Spaltenbreiten, Seitenleisten-Zustand).

Diese Speicherung erfolgt technisch über den lokalen Browser-Speicher (Web) bzw. den App-Speicher (iOS). Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt. Wenn du dich abmeldest, werden die lokale Offline-Datenbank und die zu deinem Konto gehörenden lokalen Einstellungen automatisch gelöscht. Darüber hinaus kannst du die lokalen Daten jederzeit selbst entfernen, indem du die App- bzw. Browserdaten löschst.

3.5 E-Mail-Kommunikation im Rahmen der Beta

Nimmst du an der öffentlichen Testphase („Open Beta") teil, verwenden wir deine E-Mail-Adresse, um dir während der Beta gelegentlich Nachrichten zum Testablauf zu senden – z. B. Hinweise, welche Funktionen gerade im Fokus des Testens stehen, Informationen zu Updates und Änderungen sowie Bitten um Rückmeldung. Diese E-Mails dienen der Durchführung und Koordination der Beta und sind Bestandteil der Teilnahme.

Für den technischen Versand dieser E-Mails sowie aller System-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen) setzen wir einen E-Mail-Dienstleister ein (siehe Abschnitt 5).

Ein werblicher Newsletter wird über diesen Weg nicht versendet. Nach Ende der Beta enden diese E-Mails; deine E-Mail-Adresse wird ohne deine gesonderte Einwilligung nicht für Werbung oder einen Newsletter genutzt. Die weiteren Einzelheiten zur Beta-Teilnahme regeln die Beta-Teilnahmebedingungen.

3.6 Fehlerdiagnostik (Fehler-Monitoring)

Damit wir technische Fehler in der App zuverlässig erkennen und beheben können, erfassen wir automatisiert Diagnosedaten, wenn in der App ein unerwarteter Fehler auftritt. Diese Fehlerdiagnostik betreiben wir mit einer quelloffenen Software auf unserer eigenen Server-Infrastruktur in Deutschland (EU). Es handelt sich dabei nicht um einen externen Dienstleister – die Fehlerdaten verlassen unsere Infrastruktur nicht und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Bei einem Fehler werden insbesondere folgende technische Daten erfasst:

die Fehlermeldung und der technische Ablauf des Fehlers,
verwendeter Browser bzw. Gerätetyp und Betriebssystem,
die aufgerufene App-Ansicht sowie Datum und Uhrzeit,
Appversion und Umgebung,
eine pseudonyme Nutzerkennung – ausschließlich deine interne Nutzer-Kennnummer (UUID). Sie hilft uns zu erkennen, wie viele Nutzer:innen von einem Fehler betroffen sind, und dich im Supportfall gezielt zu unterstützen. Ein Rückschluss auf deinen Namen ist aus dieser Kennung allein nicht möglich,
eine kurze technische Verlaufsspur der letzten Aktionen (z. B. Seitenwechsel). Aufgerufene Adressen werden dabei gekürzt: Alles hinter einem Frage- oder Rautezeichen wird abgeschnitten, sodass weder Suchparameter noch Anmeldedaten in die Diagnose gelangen.

Nicht erfasst werden dabei insbesondere: dein Klarname, deine E-Mail-Adresse, Schüler:innen-Daten, die von dir erfassten Inhalte, deine IP-Adresse, Cookies sowie Konsolen-/Log-Ausgaben. Wir haben das Fehler-Monitoring bewusst datensparsam eingerichtet.

Diese Verarbeitung dient allein dem stabilen, sicheren Betrieb und der schnellen Behebung von Fehlern. Erfasste Fehlerereignisse werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Zur Rechtsgrundlage und Speicherdauer siehe Abschnitte 4 und 8.

3.7 Anmeldung zur Testphase und Rückmeldungen (Formulare)

Für die Anmeldung zur Testphase und für Rückmeldungen zur App nutzen wir Online-Formulare. Diese Formulare werden nicht von der App bereitgestellt, sondern von einem externen Anbieter (siehe Abschnitt 5). Sie sind vom übrigen Betrieb der App getrennt: Es besteht keine Verbindung zu deinem Konto, und es werden keine Inhalte aus der App übertragen.

Verarbeitet werden dabei die Angaben, die du selbst in das jeweilige Formular einträgst:

bei der Anmeldung zur Testphase: deine E-Mail-Adresse sowie ggf. freiwillige Angaben (z. B. Schulform, Bundesland),
bei einer Rückmeldung: der von dir verfasste Text sowie ggf. deine E-Mail-Adresse für Rückfragen.

Bitte gib in Rückmeldungen keine Namen von Schüler:innen oder anderen Personen an. Beschreibe Fehler bitte allgemein („die Note einer Schülerin wird nicht gespeichert") statt mit Klarnamen. Personenbezogene Daten aus deinem Unterricht gehören nicht in das Rückmeldeformular – sie sind dort weder erforderlich noch von der Auftragsverarbeitung nach Abschnitt 10 gedeckt.

Der Anbieter dieser Formulare hat seinen Sitz in den USA; eine Verarbeitung außerhalb der EU ist daher möglich. Näheres dazu in den Abschnitten 5 und 7. Deine Angaben aus diesen Formularen werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind – spätestens nach Abschluss der Testphase bzw. nach Bearbeitung deiner Rückmeldung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage (DSGVO)
Bereitstellung des Nutzerkontos und der App-Funktionen, Synchronisierung deiner Daten	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Erfüllung des Nutzungsverhältnisses)
Speicherung und Verarbeitung der von dir erfassten Inhalte (inkl. Schüler:innen-Daten)	Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie Verarbeitung in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO), siehe Abschnitt 10
Versand notwendiger System-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen)	Art. 6 Abs. 1 lit. b
Kommunikation im Rahmen der Beta (Hinweise zum Testen, Updates, Bitten um Feedback)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Durchführung der Beta) sowie lit. f (berechtigtes Interesse an Testkoordination und Produktverbesserung)
Anmeldung zur Testphase und Bearbeitung von Rückmeldungen (Abschnitt 3.7)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Durchführung der Testphase) sowie lit. f (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der App)
Anzeige von Feiertagen und Schulferien (Abschnitt 3.3)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Bereitstellung der Kalenderfunktion)
Sicherer, stabiler Betrieb, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr (Server-Protokolle)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse)
Erkennung und Behebung technischer Fehler (Fehler-Monitoring, siehe Abschnitt 3.6)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren und fehlerfreien Betrieb)

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der App setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und weisungsgebunden verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Mit diesen Dienstleistern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Dienstleister	Zweck	Ort der Verarbeitung
Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher)	Speicherung von Konto- und Inhaltsdaten, Anmeldung, Anhänge	EU / Frankfurt (Deutschland)
Hetzner Online GmbH (Server-/Hosting-Infrastruktur)	Betrieb der Web-App und der Synchronisierungs-Server	Deutschland (EU)
Brevo (Anschrift und Rechtsform gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag)	Technischer Versand der System-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen) und der Beta-Nachrichten; verarbeitet dazu deine E-Mail-Adresse	EU
Notion Labs, Inc. (Formulare für Beta-Anmeldung und Rückmeldungen, siehe Abschnitt 3.7)	Entgegennahme und Verwaltung deiner Formular-Angaben	USA / EU

Die Synchronisierung deiner Daten zwischen Gerät und Server erfolgt über eine von uns selbst betriebene Synchronisierungs-Software auf der oben genannten Server-Infrastruktur. Auch das Fehler-Monitoring (Abschnitt 3.6) betreiben wir selbst auf dieser Infrastruktur. Es werden dabei keine Daten an Dritte weitergegeben, die über die genannten Dienstleister hinausgehen.

Hinweis: Der Anbieter der Datenbank-Plattform (Supabase) hat eine Konzernstruktur mit Sitz auch außerhalb der EU. Die Datenverarbeitung und -speicherung findet jedoch ausschließlich in der EU (Frankfurt) statt; für etwaige Zugriffe bestehen die nach DSGVO erforderlichen Garantien (u. a. Auftragsverarbeitungsvertrag, ggf. EU-Standardvertragsklauseln).

Wichtig zur Abgrenzung: Die von dir in der App erfassten Inhalte – insbesondere Schüler:innen-Daten, Noten und Unterrichtsdokumentation – werden ausschließlich bei Supabase und Hetzner innerhalb der EU verarbeitet. Sie werden weder an den E-Mail-Dienstleister noch an den Formular-Anbieter übermittelt.

Eine Weitergabe deiner Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

6. Anmeldung über Apple und Google

Wenn du dich über „Mit Apple anmelden" oder „Mit Google anmelden" registrierst bzw. einloggst, wirst du zum jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Dabei verarbeitet der Anbieter (Apple bzw. Google) deine Anmeldedaten und übermittelt uns die zur Kontoerstellung nötigen Angaben (in der Regel E-Mail-Adresse und Name). Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters:

Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/
Google: https://policies.google.com/privacy

Die Nutzung dieser Anmeldeoptionen ist freiwillig; alternativ steht die Registrierung per E-Mail-Adresse und Passwort zur Verfügung.

7. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung deiner Konto- und Inhaltsdaten – einschließlich sämtlicher Schüler:innen-Daten – findet ausschließlich innerhalb der EU statt.

Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur in den folgenden, klar abgegrenzten Fällen in Betracht:

Formulare für Beta-Anmeldung und Rückmeldungen (Abschnitt 3.7): Der Anbieter Notion Labs, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Betroffen sind ausschließlich die Angaben, die du selbst in ein Formular einträgst – nicht deine Konto- oder Unterrichtsdaten. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO (Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln bzw. Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework – bitte gemäß aktuellem Vertragsstand ergänzen).
Anmeldung über Apple oder Google (Abschnitt 6): Nutzt du diese freiwilligen Anmeldeoptionen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
Supabase (Abschnitt 5): Die Verarbeitung findet in der EU statt; für etwaige konzerninterne Zugriffe bestehen die nach DSGVO erforderlichen Garantien.

Möchtest du eine Übermittlung in die USA vollständig vermeiden, kannst du auf die Formulare verzichten und dich stattdessen per E-Mail an support@heyelly.de wenden.

8. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten und Inhalte speichern wir, solange dein Nutzerkonto besteht.
Innerhalb der App gelöschte Inhalte werden zunächst als archiviert/gelöscht markiert (technisch: „Soft-Delete"), damit archivierte Altdaten (z. B. vergangene Schuljahre) lesbar bleiben und die Synchronisierung funktioniert.
Löschst du dein Konto vollständig, werden deine personenbezogenen Daten endgültig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Server-Protokolle werden nur kurzzeitig gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Daten des Fehler-Monitorings (Abschnitt 3.6) werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Angaben aus den Formularen (Abschnitt 3.7) werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind – spätestens nach Abschluss der Testphase bzw. nach Bearbeitung deiner Rückmeldung.

Eine vollständige Löschung deines Kontos kannst du jederzeit über die oben genannte Kontaktadresse verlangen.

9. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
Löschung (Art. 17),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
Datenübertragbarkeit (Art. 20),
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an: support@heyelly.de.

Darüber hinaus steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

10. Verantwortung für Schüler:innen- und andere Personendaten (Hinweis für Lehrkräfte)

elly Studio ist ein Werkzeug, mit dem du als Lehrkraft personenbezogene Daten deiner Schüler:innen (und ggf. weiterer Personen) verarbeitest. Für diese Daten bist du datenschutzrechtlich verantwortlich; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen.

Bitte beachte:

Verarbeite nur Daten, für die du eine Rechtsgrundlage hast (z. B. schulrechtliche Vorgaben, dienstliche Erlaubnis deiner Schule/deines Bundeslandes).
Kläre mit deiner Schule bzw. Schulaufsicht, ob und in welchem Umfang die Nutzung einer solchen App zulässig ist.
Beschränke die Erfassung besonders sensibler Angaben (z. B. Gesundheitsdaten/Diagnosen) auf das notwendige Minimum.
Gib keine Schüler:innen-Daten in die Formulare für Anmeldung und Rückmeldung ein (Abschnitt 3.7) – die Auftragsverarbeitung erstreckt sich nur auf die Daten innerhalb der App.

Auf Wunsch stellen wir dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zur Verfügung. Wende dich hierzu an: support@heyelly.de.

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten, insbesondere:

verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS),
verschlüsselte Speicherung „at rest",
strikte Zugriffstrennung auf Datenbankebene, sodass jede:r Nutzer:in ausschließlich die eigenen Daten sehen und bearbeiten kann (Row Level Security),
Auslieferung aller App-Bestandteile (einschließlich Schriftarten) von unseren eigenen Servern, ohne Einbindung externer Inhalte,
Betrieb ausschließlich auf Servern innerhalb der EU.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung, kein Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deiner Nutzung abrufbare, aktuelle Fassung.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter:

support@heyelly.de

Stand: 18. Juli 2026

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