Datenschutz: elly Studio

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von elly Studio (Webanwendung und iOS-App, nachfolgend „App") verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage. Die App richtet sich an Lehrkräfte zur Organisation ihres Unterrichts.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Planbedarf GmbH
vertreten durch Sebastian Wehrmann
Hammfelddamm 4a
41460 Neuss
Deutschland

E-Mail: support@heyelly.de

Ein:e Datenschutzbeauftragte:r ist gesetzlich nicht bestellt (keine gesetzliche Pflicht nach § 38 BDSG, da nicht in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind). Bei allen Fragen zum Datenschutz wende dich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der App erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung).
• Alle Daten, die du in der App erfasst (insbesondere sämtliche Schüler:innen-Daten, Noten und Unterrichtsinhalte), werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert (Server-Region: Frankfurt am Main, Deutschland).
• Wir setzen kein Tracking, keine Werbe- oder Analyse-Dienste ein.
• Wir binden keine externen Schriftarten, Skripte oder Inhalte von Drittanbieter-Servern ein. Alle Bestandteile der App werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert.
• Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS), die Speicherung erfolgt verschlüsselt „at rest".

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Registrierungs- und Kontodaten

Zur Einrichtung und Nutzung eines Nutzerkontos verarbeiten wir:

• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe, Login-Kennung),
• Passwort (ausschließlich verschlüsselt/gehasht gespeichert; wir sehen es nicht im Klartext),
• Anzeigename (freiwillige Angabe, z. B. dein Name),
• optional ein Profilbild (in verschlüsseltem Speicher abgelegt).

3.2 Inhaltsdaten (die du in der App erfasst)

Die App dient der Unterrichtsorganisation. Die von dir eingegebenen Inhalte werden auf unseren Servern gespeichert, damit sie geräteübergreifend synchronisiert und gesichert sind. Dazu gehören insbesondere:

• Klassen und Fächer (Namen, Farben, Räume),
• Schüler:innen-Daten (z. B. Vor- und Nachname, Bemerkungen, Fehlzeiten, Mitarbeit, Anwesenheit),
• Noten und Bewertungen,
• Stundenpläne, Wochen- und Tagespläne, Vertretungen, Unterrichtsdokumentation,
• Kalendereinträge und Termine,
• Notizen, Aufgaben und Docs inklusive hochgeladener Anhänge (z. B. Bilder, PDF-Dokumente),
• App-Einstellungen (z. B. gewähltes Notensystem, Darstellung).

Wichtiger Hinweis zu Daten Dritter (Schüler:innen): Wenn du personenbezogene Daten von Schüler:innen (und ggf. deren Eltern) in der App erfasst, bist du für diese Daten datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Vorgaben (Auftragsverarbeitung). Bitte beachte hierzu Abschnitt 10.

Erfasst du besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu Gesundheit/Diagnosen im Sinne von Art. 9 DSGVO), stelle eigenverantwortlich sicher, dass hierfür eine Rechtsgrundlage besteht (z. B. schulrechtliche Vorgaben deines Bundeslandes).

3.3 Technische Daten und Protokolle

Beim Aufruf der App werden technisch notwendige Daten verarbeitet, z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, verwendeter Browser/Gerätetyp. Diese Server-Protokolle dienen dem sicheren, stabilen Betrieb und der Abwehr von Missbrauch. Sie werden nur kurzzeitig gespeichert.

Zur Anzeige von Feiertagen und Schulferien ruft die App Referenzdaten bei einem öffentlichen, nicht-kommerziellen Feiertags-Dienst ab (openholidaysapi.org). Übermittelt werden dabei ausschließlich das Land und das Bundesland, für die Feiertage benötigt werden, nicht aber Angaben zu deiner Person, deinem Konto oder deinen Inhalten. Technisch bedingt ist dem Betreiber bei diesem Abruf deine IP-Adresse sichtbar. Die abgerufenen Feiertage werden auf deinem Gerät zwischengespeichert, sodass der Abruf nur selten erfolgt.

3.4 Lokale Speicherung auf deinem Gerät

Damit die App auch offline funktioniert und angenehm bedienbar ist, werden Daten lokal auf deinem Gerät gespeichert:

• Anmelde-Sitzung (Login-Token), damit du angemeldet bleibst,
• eine lokale Kopie deiner Inhaltsdaten (Offline-Datenbank), die mit dem Server abgeglichen wird,
• Oberflächen-Einstellungen (z. B. helles/dunkles Design, Spaltenbreiten, Seitenleisten-Zustand).

Diese Speicherung erfolgt technisch über den lokalen Browser-Speicher (Web) bzw. den App-Speicher (iOS). Es werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt. Wenn du dich abmeldest, werden die lokale Offline-Datenbank und die zu deinem Konto gehörenden lokalen Einstellungen automatisch gelöscht. Darüber hinaus kannst du die lokalen Daten jederzeit selbst entfernen, indem du die App- bzw. Browserdaten löschst.

3.5 E-Mail-Kommunikation

Wir verwenden deine E-Mail-Adresse, um dir Nachrichten zu senden, die zum Betrieb deines Kontos gehören:

• System-Nachrichten, zum Beispiel die Bestätigung deiner Registrierung, das Zurücksetzen deines Passworts oder die Bestätigung einer Adressänderung,
• Hinweise zur Laufzeit deines Zugangs, zum Beispiel eine Erinnerung, wenn deine kostenlose Testphase demnächst endet, oder eine Mitteilung, wenn sich der Zustand deines Abonnements ändert.

Diese Nachrichten sind Bestandteil des Nutzungsverhältnisses und keine Werbung; sie lassen sich deshalb nicht abbestellen, solange dein Konto besteht. Für den technischen Versand setzen wir einen E-Mail-Dienstleister ein (siehe Abschnitt 5).

Wenn du uns schreibst. Wendest du dich an unsere Support-Adresse (etwa mit einer Frage, einer Fehlermeldung oder zur Ausübung deiner Rechte nach Abschnitt 9), verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und den Inhalt deiner Nachricht, um dein Anliegen zu bearbeiten. Das Postfach wird bei einem Anbieter für Geschäfts-E-Mail betrieben; zur Bearbeitung als Vorgang nutzen wir zusätzlich das Ticket-Werkzeug unseres E-Mail-Dienstleisters. Beide sind in Abschnitt 5 aufgeführt.

Bitte nenne uns in Support-Anfragen keine Namen von Schüler:innen. Beschreibe ein Problem lieber allgemein („die Note einer Schülerin wird nicht gespeichert"). Für die Bearbeitung brauchen wir diese Angaben nicht, und die Auftragsverarbeitung nach Abschnitt 10 deckt nur die Daten innerhalb der App ab.

Einen werblichen Newsletter versenden wir nicht. Ohne deine gesonderte Einwilligung nutzen wir deine Adresse nicht für Werbung. Ausgenommen ist allein die gesetzlich zugelassene Ansprache von Bestandskund:innen zu unserem eigenen, ähnlichen Angebot, der du jederzeit widersprechen kannst (Abschnitt 9).

3.6 Fehlerdiagnostik (Fehler-Monitoring)

Damit wir technische Fehler in der App zuverlässig erkennen und beheben können, erfassen wir automatisiert Diagnosedaten, wenn in der App ein unerwarteter Fehler auftritt. Diese Fehlerdiagnostik betreiben wir mit einer quelloffenen Software auf unserer eigenen Server-Infrastruktur in Deutschland (EU). Es handelt sich dabei nicht um einen externen Dienstleister: Die Fehlerdaten verlassen unsere Infrastruktur nicht und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Bei einem Fehler werden insbesondere folgende technische Daten erfasst:

• die Fehlermeldung und der technische Ablauf des Fehlers,
• verwendeter Browser bzw. Gerätetyp und Betriebssystem,
• die aufgerufene App-Ansicht sowie Datum und Uhrzeit,
• Appversion und Umgebung,
• eine pseudonyme Nutzerkennung, ausschließlich deine interne Nutzer-Kennnummer (UUID). Sie hilft uns zu erkennen, wie viele Nutzer:innen von einem Fehler betroffen sind, und dich im Supportfall gezielt zu unterstützen. Ein Rückschluss auf deinen Namen ist aus dieser Kennung allein nicht möglich,
• eine kurze technische Verlaufsspur der letzten Aktionen (z. B. Seitenwechsel). Aufgerufene Adressen werden dabei gekürzt: Alles hinter einem Frage- oder Rautezeichen wird abgeschnitten, sodass weder Suchparameter noch Anmeldedaten in die Diagnose gelangen.

Nicht erfasst werden dabei insbesondere: dein Klarname, deine E-Mail-Adresse, Schüler:innen-Daten, die von dir erfassten Inhalte, deine IP-Adresse, Cookies sowie Konsolen-/Log-Ausgaben. Wir haben das Fehler-Monitoring bewusst datensparsam eingerichtet.

Diese Verarbeitung dient allein dem stabilen, sicheren Betrieb und der schnellen Behebung von Fehlern. Erfasste Fehlerereignisse werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Zur Rechtsgrundlage und Speicherdauer siehe Abschnitte 4 und 8.

3.7 Nutzungszähler („war heute in der App")

Um zu wissen, wie viele Personen die App insgesamt nutzen, führen wir einen sehr sparsamen Tageszähler. Gespeichert wird dafür:

• je Konto und Plattform (Web bzw. iOS) ein einzelnes Datum („zuletzt aktiv am …"), das bei jeder Nutzung überschrieben wird. Es entsteht kein Verlauf, und es ist technisch nicht rekonstruierbar, an welchen Tagen du zuvor in der App warst;
• je Kalendertag anonyme Summen („am 14.09. waren 63 Personen aktiv") ohne jeden Personenbezug.

Es werden keine Klicks, Seitenaufrufe oder Funktionsnutzungen erfasst, und es kommt kein externer Analysedienst zum Einsatz. Arbeitest du offline, entsteht kein Eintrag.

Der „zuletzt aktiv"-Vermerk ist zugleich die Grundlage dafür, ungenutzte Konten nach längerer Zeit zu löschen (Abschnitt 8).

3.8 Kostenpflichtiges Abonnement und Zahlungsabwicklung

elly Studio ist nach einer kostenlosen Testphase kostenpflichtig. Die Zahlung wickeln wir nicht selbst ab:

• in der Webanwendung über den Zahlungsdienstleister Stripe,
• in der iOS-App über den In-App-Kauf von Apple. Apple schreibt für digitale Abonnements innerhalb einer App diesen Weg vor.

Deine Zahlungsdaten sehen wir nicht. Kartennummer, Bankverbindung, Prüfziffern und vergleichbare Angaben werden ausschließlich vom jeweiligen Anbieter verarbeitet. Sie werden weder an uns übermittelt noch bei uns gespeichert.

Stripe und Apple handeln dabei nicht in unserem Auftrag, sondern als eigenständig Verantwortliche. Sie entscheiden selbst über Zweck und Mittel der Zahlungsverarbeitung, unter anderem weil sie eigenen aufsichts-, geldwäsche- und steuerrechtlichen Pflichten unterliegen. Für diese Verarbeitung gelten deshalb deren eigene Datenschutzbestimmungen:

• Stripe: https://stripe.com/de/privacy
• Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/

Nutzt du beim Bezahlen im Web Link (der Schnellbezahl-Dienst von Stripe, mit dem sich ein Zahlungsmittel für spätere Käufe speichern lässt), verarbeitet Stripe deine Angaben zusätzlich für dieses anbieterübergreifende Konto. Auch das geschieht in eigener Verantwortung von Stripe, nicht in unserem Auftrag. Die Nutzung von Link ist freiwillig.

Bei uns selbst wird zu deinem Abonnement nur das Nötigste gespeichert:

• die Zuordnung zu deinem Nutzerkonto,
• über welchen Weg das Abonnement zustande kam (Apple oder Stripe),
• der Zustand des Abonnements (z. B. aktiv, gekündigt, Zahlung wird wiederholt, erstattet),
• welches Produkt gewählt wurde (Monats- oder Jahresabonnement),
• das Ende des bereits bezahlten Zeitraums,
• eine technische Vorgangs-Kennung des jeweiligen Anbieters, mit der sich Rückmeldungen zu deinem Abonnement zuordnen lassen,
• gegebenenfalls ein von dir eingelöster Rabattcode.

Diese Angaben brauchen wir, um zu wissen, ob dein Zugang offen ist, und um dich rechtzeitig zu informieren, wenn er endet.

3.9 Übernahme eines bestehenden Abonnements aus elly Planer

elly Studio ist der Nachfolger von elly Planer. Wer für elly Planer ein laufendes Abonnement hat, soll die verbleibende Laufzeit in elly Studio weiternutzen können, ohne erneut zu zahlen.

Damit das automatisch funktioniert, ohne dass wir dafür einen Bestand an E-Mail-Adressen anlegen, arbeiten wir mit Prüfsummen statt mit Adressen:

• Aus jeder betroffenen Planer-Adresse wird vor dem Import eine nicht umkehrbare Prüfsumme gebildet (SHA-256). Nur diese Prüfsumme wird gespeichert, die E-Mail-Adresse selbst nicht.
• Dazu gespeichert werden das Ende der Restlaufzeit und ein zufälliger Einmal-Schlüssel für den persönlichen Link aus unserer Info-Mail.
• Registrierst du dich bei elly Studio, wird aus deiner Adresse dieselbe Prüfsumme berechnet und verglichen. Stimmt sie überein, wird die Restlaufzeit deinem Konto gutgeschrieben.

Erst mit dieser Gutschrift entsteht eine Verbindung zwischen dem Anspruch und deinem Konto. Vorher liegt in dieser Tabelle nichts, woraus sich deine Adresse zurückgewinnen ließe.

3.10 Kündigung über das Formular auf unserer Webseite

Auf unserer Webseite kannst du dein Abonnement über ein Formular kündigen, ohne dich anzumelden. Das ist gesetzlich so vorgeschrieben (§ 312k BGB): Die Kündigungsmöglichkeit muss ständig verfügbar und unmittelbar erreichbar sein.

Damit deine Kündigung wirksam zugehen kann, verarbeiten wir dabei:

• Name und E-Mail-Adresse, die du im Formular angibst, zur Zuordnung zu deinem Vertrag und als Zieladresse der Bestätigung
• Art der Kündigung (zum Ende der Laufzeit oder außerordentlich) und, bei einer außerordentlichen Kündigung, den von dir angegebenen Grund
• die Angabe, welches Abonnement gekündigt werden soll
• Datum und Uhrzeit des Eingangs

Deine IP-Adresse und deine Browserkennung speichern wir nicht. Das Formular wird von unserem Webserver entgegengenommen und von dort an die Verarbeitungsfunktion weitergereicht; dort kommt daher nur die technische Adresse unseres eigenen Servers an, nicht deine. Einen Wert ohne Aussagekraft zu speichern, haben wir bewusst unterlassen.

Warum wir den Zeitpunkt speichern: Eine Kündigung ist eine rechtsverbindliche Erklärung. Wir müssen belegen können, wann sie bei uns eingegangen ist. Zugleich schützen wir uns dagegen, dass jemand das anmeldefreie Formular missbraucht, um für fremde Personen zu kündigen oder massenhaft Mails auszulösen. Dazu begrenzen wir, wie oft je E-Mail-Adresse und je Stunde eine Bestätigung verschickt wird.

Die Bestätigung geht immer an die E-Mail-Adresse, die du angegeben hast. Findet sich dazu kein Vertrag, enthält die Bestätigung keinerlei Angaben zu einem Abonnement; so kann über das Formular niemand herausfinden, ob zu einer bestimmten Adresse ein Konto besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Vertragsbeendigung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung der Pflichten aus § 312k BGB), hinsichtlich der Missbrauchsabwehr zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Nachweisbarkeit und an der Abwehr von Missbrauch des anmeldefreien Formulars).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage (DSGVO)
Bereitstellung des Nutzerkontos und der App-Funktionen, Synchronisierung deiner Daten	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Erfüllung des Nutzungsverhältnisses)
Speicherung und Verarbeitung der von dir erfassten Inhalte (inkl. Schüler:innen-Daten)	Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie Verarbeitung in deinem Auftrag (Art. 28 DSGVO), siehe Abschnitt 10
Versand notwendiger System-E-Mails und von Hinweisen zur Laufzeit deines Zugangs (Abschnitt 3.5)	Art. 6 Abs. 1 lit. b
Bearbeitung deiner Support-Anfragen und Beantwortung von Anfragen zu deinen Rechten (Abschnitte 3.5 und 9)	Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. c (Pflicht zur Beantwortung von Betroffenenanfragen)
Anzeige von Feiertagen und Schulferien (Abschnitt 3.3)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Bereitstellung der Kalenderfunktion)
Sicherer, stabiler Betrieb, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr (Server-Protokolle)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse)
Erkennung und Behebung technischer Fehler (Fehler-Monitoring, siehe Abschnitt 3.6)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren und fehlerfreien Betrieb)
Reichweitenmessung mit eigenem Tageszähler (Abschnitt 3.7)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse an einer sparsamen, eigenen Nutzungsstatistik ohne Drittanbieter)
Löschung ungenutzter Konten nach längerer Inaktivität (Abschnitte 3.7 und 8)	Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f (Grundsatz der Speicherbegrenzung, berechtigtes Interesse an sparsamer Datenhaltung)
Abwicklung des kostenpflichtigen Abonnements, Verwaltung von Zugang und Laufzeit (Abschnitt 3.8)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Erfüllung des Abonnementvertrags)
Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Angaben zu deinem Abonnement	Art. 6 Abs. 1 lit. c (Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten)
Entgegennahme und Abwicklung einer Kündigung über das Formular (Abschnitt 3.10)	Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. c (Pflichten aus § 312k BGB)
Nachweis des Zugangs einer Kündigung, Abwehr von Missbrauch des anmeldefreien Formulars (Abschnitt 3.10)	Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse)
Anrechnung einer Restlaufzeit aus elly Planer (Abschnitt 3.9)	Art. 6 Abs. 1 lit. b (Erfüllung der zugesagten Übernahme)
Einmalige Information von Planer-Kund:innen über den Wechsel zu elly Studio	Art. 6 Abs. 1 lit. b sowie lit. f (berechtigtes Interesse, Kund:innen über die Zukunft eines genutzten Dienstes zu informieren)
Werbliche Ansprache von Bestandskund:innen zum eigenen, ähnlichen Angebot	Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG (jederzeit widersprechbar, siehe Abschnitt 9)

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der App setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und weisungsgebunden verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Mit diesen Dienstleistern bestehen entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Dienstleister	Zweck	Ort der Verarbeitung
Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513 (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher)	Speicherung von Konto- und Inhaltsdaten, Anmeldung, Anhänge	Server: EU / Frankfurt (Deutschland); Vertragspartner mit Sitz in Singapur (siehe Abschnitt 7)
Hetzner Online GmbH (Server-/Hosting-Infrastruktur)	Betrieb der Web-App und der Synchronisierungs-Server sowie die nächtliche Sicherung der hochgeladenen Dateien auf einen gesonderten Sicherungsspeicher	Deutschland (EU)
Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin (Amtsgericht Charlottenburg, HRB 133191)	Technischer Versand der System-E-Mails und der Hinweise zur Laufzeit deines Zugangs (Abschnitt 3.5); Bearbeitung eingehender Support-Anfragen als Vorgang. Verarbeitet dazu deine E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachrichten	Server in der EU (Frankreich, Belgien); für Support und Wartung teilweise auch außerhalb der EU (siehe Abschnitt 7)
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland	Betrieb unseres Geschäfts-Postfachs, über das die Support-Adresse erreichbar ist (Abschnitt 3.5)	EU-Vertragspartner; Speicherung im weltweiten Google-Netz, Drittlandzugriff nicht ausgeschlossen (siehe Abschnitt 7)

Die Synchronisierung deiner Daten zwischen Gerät und Server erfolgt über eine von uns selbst betriebene Synchronisierungs-Software auf der oben genannten Server-Infrastruktur. Auch das Fehler-Monitoring (Abschnitt 3.6) betreiben wir selbst auf dieser Infrastruktur. Es werden dabei keine Daten an Dritte weitergegeben, die über die genannten Dienstleister hinausgehen.

Hinweis zur Datenbank-Plattform: Deine Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main, daran ändert sich nichts. Unser Vertragspartner ist jedoch die Supabase Pte. Ltd. mit Sitz in Singapur. Für den Fall, dass von dort aus auf die Systeme zugegriffen wird (etwa zur Wartung oder im Supportfall), haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln geschlossen; darin ist Supabase als Datenimporteur benannt. Näheres in Abschnitt 7.

Wichtig zur Abgrenzung: Die von dir in der App erfassten Inhalte (insbesondere Schüler:innen-Daten, Noten und Unterrichtsdokumentation) werden ausschließlich bei Supabase und Hetzner innerhalb der EU verarbeitet. Sie werden nicht an Dritte übermittelt.

Stellen, die nicht in unserem Auftrag handeln

Die folgenden Anbieter verarbeiten Daten in eigener Verantwortung. Sie sind keine Auftragsverarbeiter, und wir können ihre Verarbeitung nicht durch Weisungen steuern:

Anbieter	Anlass	Ort der Verarbeitung
Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland	Bezahlung des Abonnements in der Webanwendung, einschließlich des Schnellbezahl-Dienstes „Link" (Abschnitt 3.8)	EU und USA
Apple Distribution International Limited, Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland	Bezahlung des Abonnements als In-App-Kauf auf iPhone und iPad (Abschnitt 3.8); Apple ist dabei zugleich eingetragener Händler	EU und USA
Apple Distribution International Limited (Anschrift wie oben) · Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland	Anmeldung über „Mit Apple anmelden" bzw. „Mit Google anmelden" (Abschnitt 6)	EU und USA

Auch hier gilt die Abgrenzung aus dem vorigen Absatz: An diese Stellen gelangen keine Inhaltsdaten, also keine Schüler:innen-Daten, keine Noten, keine Unterrichtsdokumentation. Übermittelt wird nur, was für den jeweiligen Anlass nötig ist.

Warum Google in beiden Tabellen steht: Es ist dieselbe Gesellschaft in zwei verschiedenen Rollen. Beim Betrieb unseres Postfachs handelt sie in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen, deshalb steht sie oben. Bei „Mit Google anmelden" entscheidet Google dagegen selbst über die Verarbeitung der Anmeldedaten, deshalb steht sie auch hier. Die beiden Vorgänge haben nichts miteinander zu tun.

Eine Weitergabe deiner Daten zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

6. Anmeldung über Apple und Google

Wenn du dich über „Mit Apple anmelden" oder „Mit Google anmelden" registrierst bzw. einloggst, wirst du zum jeweiligen Anbieter weitergeleitet. Dabei verarbeitet der Anbieter (Apple bzw. Google) deine Anmeldedaten und übermittelt uns die zur Kontoerstellung nötigen Angaben (in der Regel E-Mail-Adresse und Name). Für die dortige Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters:

• Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/
• Google: https://policies.google.com/privacy

Die Nutzung dieser Anmeldeoptionen ist freiwillig; alternativ steht die Registrierung per E-Mail-Adresse und Passwort zur Verfügung.

7. Übermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung deiner Konto- und Inhaltsdaten (einschließlich sämtlicher Schüler:innen-Daten) findet ausschließlich innerhalb der EU statt.

Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur in den folgenden, klar abgegrenzten Fällen in Betracht:

• Anmeldung über Apple oder Google (Abschnitt 6): Nutzt du diese freiwilligen Anmeldeoptionen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
• Datenbank-Plattform (Abschnitt 5): Deine Daten werden auf Servern in Frankfurt am Main gespeichert. Unser Vertragspartner, die Supabase Pte. Ltd., hat ihren Sitz jedoch in Singapur, einem Land ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Soweit von dort auf die Systeme zugegriffen wird, etwa zur Wartung oder im Supportfall, erfolgt dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln samt ergänzender Maßnahmen; in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag ist Supabase ausdrücklich als Datenimporteur benannt.
• E-Mail-Versand (Abschnitt 5): Unser Vertragspartner ist die deutsche Brevo GmbH, und die Server stehen in Frankreich und Belgien. Für Support und Wartung greifen Konzerngesellschaften von Brevo jedoch auch aus den USA und Indien auf die Systeme zu; hinzu kommen einzelne technische Dienstleister (z. B. Auslieferungsnetz, Ticketsystem). Betroffen ist dabei allein deine E-Mail-Adresse samt der an dich versandten System-Nachrichten, nicht die Inhaltsdaten aus der App. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.
• Support-Postfach (Abschnitt 5): Unser Vertragspartner für das Postfach ist die Google Ireland Limited. Google betreibt ein weltweites Rechenzentrumsnetz; ein Zugriff aus Drittländern, insbesondere den USA, ist deshalb nicht auszuschließen. Grundlage ist der mit Google geschlossene Datenverarbeitungszusatz einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln. Betroffen sind allein die Angaben aus deiner Nachricht an uns, nicht die Inhaltsdaten aus der App. Möchtest du das vermeiden, kannst du uns deine Anliegen auch auf dem Postweg an die in Abschnitt 1 genannte Anschrift senden.
• Bezahlung des Abonnements (Abschnitt 3.8): Stripe und Apple haben Konzernstrukturen mit Sitz auch in den USA. Sie verarbeiten die Zahlungsdaten als eigenständig Verantwortliche auf Grundlage ihrer eigenen Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Betroffen sind ausschließlich die Angaben zur Bezahlung, nicht deine Konto- oder Unterrichtsdaten. Eine Zahlung ohne Beteiligung dieser Anbieter ist technisch nicht vorgesehen; das Abonnement ist jedoch freiwillig.

8. Speicherdauer und Löschung

• Kontodaten und Inhalte speichern wir, solange dein Nutzerkonto besteht.
• Innerhalb der App gelöschte Inhalte werden zunächst als archiviert/gelöscht markiert (technisch: „Soft-Delete"), damit archivierte Altdaten (z. B. vergangene Schuljahre) lesbar bleiben und die Synchronisierung funktioniert.
• Löschst du dein Konto vollständig, werden deine personenbezogenen Daten endgültig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Server-Protokolle werden nur kurzzeitig gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
• Daten des Fehler-Monitorings (Abschnitt 3.6) werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
• Der „zuletzt aktiv"-Vermerk des Nutzungszählers (Abschnitt 3.7) wird laufend überschrieben und mit dem Konto gelöscht; die anonymen Tagessummen enthalten keine personenbezogenen Daten und bleiben dauerhaft gespeichert.
• Die Angaben zu deinem Abonnement (Abschnitt 3.8) speichern wir, solange dein Konto besteht. Soweit sie für die Abrechnung von Bedeutung sind, bewahren wir sie darüber hinaus so lange auf, wie es handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen verlangen (in der Regel bis zu zehn Jahre); für andere Zwecke werden sie dann nicht mehr verwendet.
• Die Prüfsummen zur Übernahme eines Planer-Abonnements (Abschnitt 3.9) löschen wir, sobald die letzte übernommene Restlaufzeit abgelaufen ist.
• Kündigungen aus dem Formular (Abschnitt 3.10) bewahren wir drei Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem sie eingegangen sind. Grund ist die regelmäßige Verjährungsfrist: So lange muss belegbar bleiben, wann und mit welchem Inhalt gekündigt wurde.
• Support-Anfragen (Abschnitt 3.5) löschen wir spätestens zwei Jahre nach der abschließenden Antwort. Länger bewahren wir sie nur auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder sie zur Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich sind. Anfragen zur Ausübung deiner Rechte dokumentieren wir für die Dauer der gesetzlichen Nachweispflicht.

Löschung ungenutzter Konten. Meldest du dich über einen Zeitraum von 24 Monaten nicht an und besteht kein laufendes Abonnement, löschen wir dein Konto samt Inhalten. Wir kündigen das vorher per E-Mail an die im Konto hinterlegte Adresse an und lassen zwischen Ankündigung und Löschung mindestens 30 Tage. Eine einzige Anmeldung in dieser Zeit setzt die Frist zurück.

Sicherungskopien. Zum Schutz vor Datenverlust bestehen automatische Sicherungen: von der Datenbank tägliche Stände mit einer Aufbewahrung von sieben Tagen, von den hochgeladenen Dateien eine nächtliche Spiegelung auf einen gesonderten Sicherungsspeicher innerhalb der EU. Gelöschte Daten können deshalb noch für kurze Zeit in einer Sicherung enthalten sein; sie werden dort nicht mehr verwendet und laufen automatisch aus.

Eine vollständige Löschung deines Kontos kannst du jederzeit über die oben genannte Kontaktadresse verlangen. In der App kannst du dein Konto zusätzlich selbst löschen.

9. Deine Rechte

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21).

Widerspruch gegen Werbung. Der Nutzung deiner E-Mail-Adresse für Hinweise auf unser eigenes, ähnliches Angebot kannst du jederzeit widersprechen, ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Ein Widerspruch genügt formlos an die unten genannte Adresse; in jeder solchen E-Mail findest du zusätzlich einen Abmeldelink. Nach einem Widerspruch erhältst du keine weiteren Hinweise dieser Art. Notwendige System-Nachrichten zu deinem Konto (z. B. Passwort-Zurücksetzen, Hinweise zur Laufzeit deines Abonnements) bleiben davon unberührt. Sie sind keine Werbung.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an: support@heyelly.de.

Auskunft und Datenübertragbarkeit in der Praxis. Auf eine Anfrage nach Art. 15 oder Art. 20 DSGVO antworten wir innerhalb eines Monats. Vorher vergewissern wir uns, dass die Anfrage tatsächlich von der betroffenen Person kommt, in der Regel dadurch, dass wir an die im Konto hinterlegte Adresse antworten. Deine Inhalte kannst du in der App jederzeit selbst exportieren; ist dir das nicht möglich, stellen wir sie in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit.

Darüber hinaus steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

10. Verantwortung für Schüler:innen- und andere Personendaten (Hinweis für Lehrkräfte)

elly Studio ist ein Werkzeug, mit dem du als Lehrkraft personenbezogene Daten deiner Schüler:innen (und ggf. weiterer Personen) verarbeitest. Für diese Daten bist du datenschutzrechtlich verantwortlich; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen.

Bitte beachte:

• Verarbeite nur Daten, für die du eine Rechtsgrundlage hast (z. B. schulrechtliche Vorgaben, dienstliche Erlaubnis deiner Schule/deines Bundeslandes).
• Kläre mit deiner Schule bzw. Schulaufsicht, ob und in welchem Umfang die Nutzung einer solchen App zulässig ist.
• Beschränke die Erfassung besonders sensibler Angaben (z. B. Gesundheitsdaten/Diagnosen) auf das notwendige Minimum.
• Gib keine Schüler:innen-Daten in Support-Anfragen oder Fehlerbeschreibungen an. Beschreibe Fehler bitte allgemein („die Note einer Schülerin wird nicht gespeichert") statt mit Klarnamen. Die Auftragsverarbeitung erstreckt sich nur auf die Daten innerhalb der App.

Auf Wunsch stellen wir dir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) zur Verfügung. Wende dich hierzu an: support@heyelly.de.

11. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz deiner Daten, insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS),
• verschlüsselte Speicherung „at rest",
• strikte Zugriffstrennung auf Datenbankebene, sodass jede:r Nutzer:in ausschließlich die eigenen Daten sehen und bearbeiten kann (Row Level Security),
• Auslieferung aller App-Bestandteile (einschließlich Schriftarten) von unseren eigenen Servern, ohne Einbindung externer Inhalte,
• Betrieb ausschließlich auf Servern innerhalb der EU,
• Absicherung der Server durch eine vorgelagerte Firewall, die nur die für den Betrieb nötigen Zugänge zulässt,
• Zwei-Faktor-Schutz für alle Verwaltungszugänge zu Servern und Datenbank,
• getrennte Umgebungen für Entwicklung und Produktivbetrieb, sodass in der Entwicklung nicht mit echten Nutzerdaten gearbeitet wird,
• regelmäßige, automatisierte Sicherungen innerhalb der EU (Abschnitt 8),
• optionaler zusätzlicher Geräteschutz für die App selbst (Entsperrung per Face ID/Touch ID oder PIN).

Auf Anfrage stellen wir eine ausführliche Beschreibung unserer technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zur Verfügung.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung, kein Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deiner Nutzung abrufbare, aktuelle Fassung.

14. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter: support@heyelly.de